ใบแจ้งหนี้และการชำระเงิน

2,946 ÷ 3,842 = 76.7% · 2,236 ÷ 3,842 = 58.2% · ส่วนต่าง 2,946 − 2,236 = 710 ใบ คิดเป็น 18.5 จุด · เวลาเฉลี่ยจากวันที่คู่ค้าออกใบถึงวันที่เข้าระบบ 8.4 วัน

ทั้งสองตัวเลขถูกต้องตามนิยามของมัน และตอบคนละคำถาม — 76.7% ตอบว่าฝ่ายบัญชีจ่ายทันหลังได้รับเอกสารหรือไม่ ส่วน 58.2% ตอบว่าคู่ค้าได้เงินตามเครดิตที่ตกลงไว้หรือไม่ · ปัญหาคือตัวเลขที่แสดงต่อคู่ค้าและที่ใช้รายงานผู้บริหารคือตัวแรก ซึ่งเป็นตัวที่ตอบคำถามของเราเอง ไม่ใช่ของคู่ค้า · รูปแบบนี้เหมือนกับที่โมดูล 18 พบเรื่อง OTD ทุกประการ แต่กลับด้าน — ครั้งนั้นเราวัดถึงประตูโรงงานแทนที่จะวัดถึงมือลูกค้า ครั้งนี้เราเริ่มนับหลังจากที่คู่ค้าเริ่มนับไปแล้ว 8.4 วัน · 8.4 วันนั้นเป็นช่วงที่ไม่มีใครรับผิดชอบ เพราะฝ่ายจัดซื้อถือว่างานจบเมื่อส่งเอกสารต่อ และฝ่ายบัญชีเริ่มนับเมื่อได้รับ · ซึ่งเป็นช่องว่างแบบเดียวกับที่โมดูล 18 พบในช่วงรอรถมารับ 0.4 วันที่ไม่อยู่ในตัวชี้วัดของใครเลย · ทางแก้คือเริ่มนับจากวันที่คู่ค้าออกใบและวัด 8.4 วันนั้นเป็นตัวชี้วัดของตัวเอง เพราะเมื่อไม่มีใครวัด ก็ไม่มีใครลด · ผลที่ต้องบอกล่วงหน้าคืออัตราชำระตรงเวลาจะตกจาก 76.7% เป็น 58.2% ทันที ทั้งที่ไม่มีใครจ่ายช้าลงเลย

12 + 34 + 86 = 132 ราย ✓ ตรงกับคู่ค้าที่ใช้งานอยู่ในหน้า 224 · 1,486 + 1,108 + 1,248 = 3,842 ใบ ✓ · 142 + 275 + 479 = 896 ใบ ✓ = 3,842 − 2,946 · 38.4% ÷ 9.6% = 4.0 เท่า

คู่ค้ารายเล็กถูกชำระช้า 4.0 เท่าของรายใหญ่ ซึ่งเป็นทิศทางที่ตรงข้ามกับที่ควรเป็น — รายเล็กคือกลุ่มที่สภาพคล่องบางที่สุดและทนการรอเงินได้น้อยที่สุด · สาเหตุไม่ใช่นโยบาย แต่เป็นผลของการจัดลำดับงานตามมูลค่า ใบแจ้งหนี้ ฿30M ได้รับการตรวจก่อนใบ ฿30,000 เสมอ เพราะผลของการจ่ายผิดต่างกันมาก · ผลที่ตามมาคือคู่ค้ารายเล็กบางรายบวกความเสี่ยงเรื่องเงินเข้าไปในราคา ซึ่งบริษัทจ่ายอยู่แล้วโดยไม่รู้ตัว · ทางแก้ที่ไม่ต้องเพิ่มคนคือกำหนดวงเงินที่ตรวจแบบง่ายได้ เช่นใบต่ำกว่า ฿100,000 ที่ตรงกับใบสั่งซื้อและใบรับของครบให้อนุมัติอัตโนมัติ · ซึ่งครอบคลุมใบแจ้งหนี้ของรายเล็กเกือบทั้งหมดและลดงานตรวจของฝ่ายบัญชีลงด้วย · ระบบไม่เสนอให้ชำระรายเล็กก่อนรายใหญ่ เพราะนั่นเป็นการตัดสินใจเรื่องเงินสดที่เป็นของฝ่ายการเงิน แต่เสนอให้แยกอัตราชำระช้าตามขนาดไว้ในรายงาน ซึ่งปัจจุบันรายงานรวมเป็นตัวเดียวที่ 23.3%

สามข้อแรกทำแล้วและเป็นสิ่งที่ลดสายโทรถามได้มากที่สุด — คู่ค้าที่รู้ว่าใบแจ้งหนี้อยู่ขั้นไหนไม่ต้องโทรถาม · ข้อที่สี่เป็นเรื่องที่ต้องแก้ทันที เพราะปัจจุบันคู่ค้าเห็นวันที่คาดว่าจะได้รับเงินซึ่งคำนวณจากวันที่เอกสารเข้าระบบ โดยไม่มีใครบอกว่านับจากวันนั้น · คู่ค้าย่อมเข้าใจว่านับจากวันที่ตนออกใบ ซึ่งเป็นวันที่ระบุในเงื่อนไขเครดิต จึงเกิดความเข้าใจต่างกัน 8.4 วันโดยไม่มีใครรู้จนกว่าจะทวง · ทางแก้คือแสดงทั้งวันที่คู่ค้าออกใบและวันที่ระบบได้รับ พร้อมระบุว่าเครดิตเริ่มนับจากวันไหน ซึ่งเป็นการเพิ่มสองบรรทัดในหน้าจอที่มีอยู่แล้ว · ข้อสุดท้ายยังไม่ตัดสิน เพราะการแสดงอัตราชำระตรงเวลาของบริษัทเองต่อคู่ค้าทุกรายเป็นเรื่องที่มีทั้งข้อดีและข้อเสีย ข้อดีคือทำให้บริษัทมีแรงกดดันให้จ่ายตรง ข้อเสียคือคู่ค้าอาจใช้ตัวเลขนั้นต่อรองเงื่อนไขในการต่อสัญญา · เรื่องนี้เป็นการตัดสินใจของฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายการเงินร่วมกัน ไม่ใช่ของระบบ