Project Automation

648 + 412 + 1,284 + 326 + 176 = 2,846 ครั้ง ✓ · 186 + 248 + 386 + 198 + 124 = 1,142 ครั้ง = 40.1% · 42 + 86 + 68 + 62 + 26 = 284 ครั้ง = 10.0% · การแจ้งเตือนงานย่อยเลยกำหนดส่งมากที่สุด 1,284 ครั้งแต่มีผลน้อยที่สุดที่ 5.3%

ความสัมพันธ์ในตารางนี้ชัดเจนคือยิ่งส่งมาก ยิ่งมีผลน้อย — การแจ้งเตือนงานย่อยเลยกำหนดส่ง 1,284 ครั้งต่อปี หรือเฉลี่ยวันละ 5 ครั้ง และมีผลเพียง 5.3% · ส่วนการแจ้งเตือนเวลาสำรองเหลือน้อยส่งเพียง 412 ครั้ง แต่มีผล 20.9% เพราะเป็นเรื่องที่คนรู้ว่าสำคัญ · การแจ้งเตือนคนถูกจัดสรรเกิน 100% เป็นกรณีที่แย่ที่สุด ส่ง 648 ครั้งแต่มีผลเพียง 6.5% ซึ่งอธิบายว่าทำไมปัญหาเรื่องคน 14 รายการยังเกิดขึ้นทั้งที่ระบบเตือนแล้ว · สาเหตุคือการแจ้งเตือนถูกส่งไปที่ผู้จัดการโครงการแต่ละคน ซึ่งแก้ปัญหาเองไม่ได้เพราะต้องตกลงกับโครงการอื่น · ทางแก้ไม่ใช่การส่งให้ถี่ขึ้นหรือทำให้เด่นขึ้น แต่คือส่งไปที่คนที่ตัดสินใจได้ คือคณะกรรมการโครงการ และรวมเป็นรายการเดียวต่อสัปดาห์แทนการส่งทีละครั้ง · ระบบจึงวัดอัตราที่การแจ้งเตือนนำไปสู่การทำอะไรจริง ไม่ใช่วัดว่าส่งไปกี่ครั้ง ซึ่งเป็นตัวชี้วัดที่สำคัญกว่าอัตราอัตโนมัติ

1,624 + 342 + 1,486 + 486 + 264 + 58 = 4,260 รายการ ✓ · คิดเป็น 11.0 จุด ของงานทั้งหมด 38,640 รายการ · งานลำดับ 1 มี 1,624 รายการซึ่งเป็นจำนวนเดียวกับเอกสารตรวจรับของ 12 โครงการในหน้า 197

งานลำดับ 1 เป็นงานเดียวที่แก้ปัญหาใหญ่ที่สุดของโมดูล คือทำให้ความคืบหน้าวัดได้แทนที่จะประเมิน — และข้อมูลที่ต้องใช้มีอยู่ครบแล้วในคลังเอกสาร · งานลำดับ 3 คือการรวมการแจ้งเตือน ซึ่งดูเหมือนเป็นการลดการทำงานอัตโนมัติแต่เป็นการเพิ่มผล เพราะการแจ้งเตือน 1,486 ครั้งที่ถูกรวมเป็นรายการรายสัปดาห์จะมีคนอ่านมากกว่าการส่งทีละครั้ง · นี่เป็นตัวอย่างที่ชัดว่าการเพิ่มอัตราอัตโนมัติกับการเพิ่มผลไม่ใช่เรื่องเดียวกัน ถ้าวัดด้วยจำนวนครั้งที่ระบบทำงาน การรวมการแจ้งเตือนจะทำให้ตัวเลขแย่ลง · ระบบจึงวัดผลของงานอัตโนมัติแยกจากปริมาณของงานอัตโนมัติ · งานลำดับ 4 ถึง 6 มีจำนวนน้อยและผลปานกลาง จัดไว้หลังโดยตั้งใจ เพราะถ้าเรียงตามจำนวนรายการ งานลำดับ 3 จะขึ้นมาเป็นที่หนึ่งและงานลำดับ 1 จะตกไปที่สอง

4,280 รายการนี้คือ 264 + 86 + 42 + 2,486 + 1,402 ซึ่งทั้งหมดเป็นการตัดสินใจที่ผูกพันเงินหรือเปลี่ยนสิ่งที่คณะกรรมการอนุมัติไว้ · การตรวจรับงาน 2,486 ครั้งต่อปีเป็นกลุ่มใหญ่ที่สุด และเป็นงานที่ AI ช่วยได้มากแต่ตัดสินใจแทนไม่ได้ ระบบตรวจได้ว่าเอกสารครบหรือไม่ ปริมาณตรงกับใบสั่งซื้อหรือไม่ และมีรายการไหนที่เคยมีปัญหา แต่การยืนยันว่างานที่ส่งมอบใช้ได้จริงต้องมีคนไปดู · การลงนามตรวจรับเป็นการรับรองต่อบริษัทว่างานนั้นเสร็จตามสัญญา ซึ่งผูกพันการจ่ายเงินและความรับผิดถ้างานมีปัญหาภายหลัง · ถ้าวันหนึ่งมีการเสนอให้ตรวจรับอัตโนมัติเพื่อดันอัตราอัตโนมัติจาก 42.0% ให้สูงขึ้น นั่นคือสัญญาณว่าตัวชี้วัดกำลังถูกใช้ผิดทาง เพราะการตรวจรับ 2,486 ครั้งคิดเป็น 6.4% ของงานทั้งหมด ซึ่งจะดันตัวเลขได้มากทีเดียว

ระยะห่างจากเพดานของโมดูลนี้ 11.0 จุด มากกว่าโมดูล 18 ที่ 5.4 จุด เท่าตัว · แต่อัตราปัจจุบัน 42.0% สูงกว่า 34.2% อยู่แล้ว ซึ่งหมายความว่าโมดูลนี้ทั้งเริ่มจากที่สูงกว่าและมีที่ให้ไปมากกว่า

การนำอัตราอัตโนมัติมาเทียบข้ามโมดูลเพื่อจัดอันดับไม่มีความหมาย และตารางนี้แสดงไว้เพื่อบอกว่าทำไม — โมดูล 18 ต่ำกว่าเพราะมีงานที่กฎหมายกำหนดให้คนลงนามเป็นสัดส่วนสูง ไม่ใช่เพราะทำระบบไม่ดี · ตัวเลขที่เทียบกันได้คือระยะห่างจากเพดานของตัวเอง ซึ่งบอกว่ายังมีอะไรให้ทำอีกเท่าไร · โมดูลนี้มีระยะห่าง 11.0 จุด ซึ่งมากกว่าโมดูล 18 เท่าตัว หมายความว่ามีงานให้ทำมากกว่า ไม่ได้แปลว่าทำได้แย่กว่า · เหตุที่เพดานของโมดูลนี้สูงถึง 88.9% เพราะงานโครงการส่วนใหญ่เป็นการติดตาม รวบรวม และแจ้งเตือน ซึ่งเป็นงานที่ระบบทำได้ดี ส่วนงานที่ต้องมีคนคือการตัดสินใจเรื่องเงินและการตรวจรับ ซึ่งมีจำนวนน้อยกว่าตามสัดส่วน · แต่เพดานที่สูงไม่ได้แปลว่าควรไปให้ถึง เพราะเมื่อทำอัตโนมัติมากขึ้น การแจ้งเตือนจะมากขึ้นตาม และหน้านี้พบแล้วว่าการแจ้งเตือนที่มากเกินไปมีผลน้อยลง

ตัวชี้วัดที่หน้านี้เลือกวัดคืออัตราที่การแจ้งเตือนนำไปสู่การทำอะไรจริง ซึ่งปัจจุบันอยู่ที่ 10.0% — เป็นตัวเลขที่ต่ำและตั้งใจแสดงไว้เด่นเพราะเป็นสิ่งที่ต้องแก้ · ถ้าวัดด้วยอัตราอัตโนมัติอย่างเดียว โมดูลนี้จะดูดีที่ 42.0% ซึ่งสูงที่สุดในสามโมดูลที่มีตัวเลขนี้ และไม่มีใครเห็นว่าผลของมันน้อยแค่ไหน · การทำงานอัตโนมัติที่ไม่มีใครอ่านผลไม่ต่างจากไม่ได้ทำ แต่กินทรัพยากรและสร้างความรู้สึกว่าจัดการแล้ว ซึ่งอันตรายกว่าการไม่มีระบบเลย เพราะทำให้ไม่มีใครไปดูด้วยตาตัวเอง · ปัญหาเรื่องคน 14 รายการที่หน้า 195 พบ เกิดขึ้นทั้งที่ระบบส่งการแจ้งเตือน 648 ครั้ง ซึ่งเป็นหลักฐานที่ชัดที่สุดของเรื่องนี้ · หลักการเดียวกันนี้เขียนไว้แล้วในโมดูล 07 การผลิตและโมดูล 18 โลจิสติกส์ ว่าการลดการแทรกแซงของคนไม่ใช่เป้าหมายในตัวเอง