ความเสี่ยงและปัญหาโครงการ

18 + 56 = 74 ปัญหาที่เกิดจริง ✓ · 18 ÷ 74 = 24.3% · 18 ÷ 186 = 9.7% ของทะเบียน · ตัวเลขสองตัวนี้ตอบคนละคำถาม ตัวแรกถามว่าทะเบียนครอบคลุมแค่ไหน ตัวหลังถามว่าสิ่งที่เขียนไว้เกิดบ่อยแค่ไหน

ตัวเลขที่สำคัญคือ 24.3% ไม่ใช่ 9.7% — การที่ความเสี่ยงส่วนใหญ่ในทะเบียนไม่เกิดขึ้นเป็นเรื่องปกติและอาจเป็นเพราะจัดการได้ทัน แต่การที่ปัญหาสามในสี่โผล่มาโดยไม่เคยมีใครเขียนถึงเป็นเรื่องที่ต้องแก้ · ทะเบียนความเสี่ยงส่วนใหญ่เขียนตอนเริ่มโครงการแล้วไม่ถูกทบทวนอีก จากทั้ง 186 รายการ มี 142 รายการที่ถูกเขียนในเดือนแรกของโครงการและไม่เคยแก้ไขเลย · ผลคือทะเบียนสะท้อนความกังวลของทีมในวันแรก ไม่ใช่ความเสี่ยงที่มีอยู่จริงในวันนี้ · สิ่งที่ทำได้ทันทีคือให้ระบบเพิ่มความเสี่ยงเข้าทะเบียนอัตโนมัติเมื่อมีเงื่อนไขที่รู้ล่วงหน้าได้ เช่นเมื่อหน้า 194 พบว่าเดือนหน้าคนเกิน 100% หรือเมื่อหน้า 192 พบว่าเวลาสำรองเหลือน้อยกว่า 5 วัน · เงื่อนไขสองข้อนี้อย่างเดียวจะครอบคลุมปัญหา 14 รายการเรื่องคนและอีกส่วนหนึ่งของปัญหาเรื่องกำหนดเวลา ซึ่งจะดัน 24.3% ขึ้นได้โดยไม่ต้องพึ่งการเดาของใคร · ระบบวัดตัวเลขนี้ทุกไตรมาสและแสดงไว้เป็นตัวชี้วัดของทะเบียนเอง ไม่ใช่วัดว่าเขียนไปกี่รายการ

24 + 18 + 14 + 11 + 7 = 74 รายการ ✓ · 32.4 + 24.3 + 18.9 + 14.9 + 9.5 = 100.0% ✓

สามสาเหตุแรกคิดเป็น 75.6% ของปัญหาทั้งหมด และทั้งสามเป็นเรื่องที่รู้ล่วงหน้าได้ในระดับที่ต่างกัน · ทรัพยากรคนไม่พอ 14 รายการเป็นกลุ่มที่ทำนายได้แม่นที่สุด เพราะหน้า 194 คำนวณความขัดแย้งได้ตั้งแต่ตอนวางแผน ปัญหาคือไม่มีใครดูตัวเลขนั้นก่อนอนุมัติแผน · ขอบเขตเปลี่ยนระหว่างทาง 18 รายการไม่ใช่ความเสี่ยงในความหมายปกติ เพราะเป็นสิ่งที่บริษัทเลือกทำเอง การนับเป็นปัญหาโครงการทำให้ดูเหมือนเป็นเคราะห์ร้าย ทั้งที่เป็นการตัดสินใจที่มีคนอนุมัติ · ระบบจึงแยกการเปลี่ยนขอบเขตออกจากปัญหา และบันทึกเป็นการเปลี่ยนแปลงที่มีผู้อนุมัติแทน ซึ่งจะทำให้ตัวเลขปัญหาลดจาก 74 เหลือ 56 รายการ และเห็นชัดขึ้นว่าปัญหาจริงมาจากไหน · ผู้รับเหมาและผู้ขาย 24 รายการเป็นกลุ่มใหญ่ที่สุดและเชื่อมกับโมดูล 08 จัดซื้อจัดจ้างโดยตรง ซึ่งมีข้อมูลประวัติผู้รับเหมาอยู่แล้วแต่ยังไม่ถูกใช้ตอนเลือกผู้รับเหมาของโครงการ

284.60 ÷ 1,142.40 = 24.9% ความน่าจะเป็นเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก · 64.20 ÷ 284.60 = 22.6% ครอบคลุม · 284.60 − 64.20 = ฿220.40M ที่ขาด · เงินสำรอง 64.20 ÷ 1,284.60 = 5.0% ของงบโครงการ

เงินสำรอง 5.0% ของงบเป็นตัวเลขที่ตั้งไว้ตามธรรมเนียม ไม่ได้คำนวณจากความเสี่ยงที่ประเมินไว้จริง — ถ้าคำนวณจากมูลค่าถ่วงน้ำหนัก ควรอยู่ที่ 22.2% ของงบ · แต่การตั้งสำรอง 22.2% จะทำให้โครงการหลายโครงการมีผลตอบแทนไม่ผ่านเกณฑ์ตั้งแต่ตอนขออนุมัติ ซึ่งอาจเป็นข้อสรุปที่ถูกต้อง คือโครงการเหล่านั้นเสี่ยงเกินกว่าที่ควรทำ · อีกความเป็นไปได้คือความน่าจะเป็นที่ทีมประเมินไว้สูงเกินจริง ซึ่งเป็นแนวโน้มปกติเพราะการประเมินสูงไว้ก่อนไม่มีใครว่า แต่การประเมินต่ำแล้วเกิดจริงจะถูกตำหนิ · วิธีตรวจคือเทียบความน่าจะเป็นที่ประเมินกับอัตราการเกิดจริง ซึ่งอยู่ที่ 9.7% ต่ำกว่าความน่าจะเป็นเฉลี่ยที่ประเมินไว้ 24.9% อย่างมาก · ถ้าใช้อัตราที่เกิดจริง 9.7% แทน มูลค่าถ่วงน้ำหนักจะเป็น ฿110.81M และเงินสำรอง ฿64.20M จะครอบคลุม 57.9% ซึ่งยังไม่พอแต่ห่างจากเดิมมาก · ระบบแสดงทั้งสองตัวเลขและระบุว่าตัวไหนใช้สมมติฐานอะไร ไม่เลือกให้

62 + 44 + 34 + 18 + 28 = 186 รายการ ✓ · สัดส่วนรวม 100.1% จากการปัดทศนิยม (ค่าจริง 33.33 + 23.66 + 18.28 + 9.68 + 15.05 = 100.00) · ความเสี่ยงที่ปิดแล้วทั้งหมด 34 + 18 + 28 = 80 รายการ แต่มีเพียง 34 ที่ปิดเพราะจัดการได้

ระบบเดิมรายงานว่าปิดความเสี่ยงได้ 80 รายการจาก 186 หรือ 43.0% ซึ่งเป็นตัวเลขที่ฟังดูดี — แต่ในนั้นมี 18 รายการที่ปิดเพราะเกิดขึ้นจริงกลายเป็นปัญหาไปแล้ว และอีก 28 รายการที่ปิดเพราะช่วงเวลานั้นผ่านไปเองโดยไม่มีใครทำอะไร · ที่ปิดเพราะจัดการได้จริงมีเพียง 34 รายการหรือ 18.3% · การนับสามสถานะนี้รวมกันทำให้ตัวชี้วัดการจัดการความเสี่ยงไม่มีความหมาย เพราะวิธีที่ง่ายที่สุดในการปิดความเสี่ยงคือรอให้ช่วงเวลาผ่านไป · 44 รายการที่เปิดแต่ยังไม่มีแผนจัดการเป็นกลุ่มที่ควรกังวลที่สุด เพราะเป็นความเสี่ยงที่มีคนเห็นแล้วแต่ไม่มีใครรับผิดชอบ และจะกลายเป็นกลุ่มที่ปิดเพราะหมดเวลาในที่สุด · ระบบจึงแยกทั้งห้าสถานะและไม่แสดงตัวเลขปิดรวม พร้อมเตือนเมื่อความเสี่ยงเปิดเกิน 30 วันโดยยังไม่มีผู้รับผิดชอบ

ความเสี่ยงโครงการ 106 รายการที่ยังเปิดอยู่ มูลค่าถ่วงน้ำหนัก ฿284.60M ยังไม่ปรากฏในทะเบียนความเสี่ยงองค์กรของโมดูล 21 เลย — ทำให้ภาพความเสี่ยงระดับองค์กรขาดส่วนที่ใหญ่ที่สุดส่วนหนึ่งไป · แต่การส่งทั้ง 106 รายการเข้าไปดิบ ๆ จะทำให้ทะเบียนองค์กรเต็มไปด้วยรายละเอียดระดับปฏิบัติการจนอ่านไม่ออก · สิ่งที่ควรส่งคือความเสี่ยงที่มูลค่าถ่วงน้ำหนักเกินเกณฑ์ และความเสี่ยงที่กระทบมากกว่าหนึ่งโครงการ ซึ่งจากการคัดกรองเหลือ 12 รายการ มูลค่าถ่วงน้ำหนักรวม ฿186.40M หรือ 65.5% ของทั้งหมด · เงินสำรองที่ขาด ฿220.40M เป็นเรื่องที่ต้องบอกฝ่ายการเงินตั้งแต่วันนี้ ไม่ใช่รอจนต้องขอเงิน เพราะเมื่อรวมกับการเกินงบที่หน้า 193 ประเมินไว้ ตัวเลขจะเกินห้องกู้เพิ่มที่โมดูล 14 คำนวณไว้มาก · สองเรื่องที่เชื่อมแล้วคือความขัดแย้งของคนและเวลาสำรองที่เหลือน้อย ซึ่งสร้างความเสี่ยงเข้าทะเบียนอัตโนมัติ เป็นการปิดช่องว่างที่ทำให้ปัญหา 14 รายการเรื่องคนไม่ถูกมองเห็นล่วงหน้า